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Introduction
La création de dossier dans VisionTTL se fait principalement à l’aide du formulaire « Nouveau Dossier ». Ce formulaire contient quatre onglets, chacun correspondant à une étape du processus de création d’un dossier. Le formulaire « Importation livre minute » permet également l’ajout de dossier dans la base de données, mais n’est pas couvert par le contenu de cette page. Pour les informations concernant le formulaire « Importation livre minute », veuillez vous référer à la page dédiée à ce formulaire.
Étape 1 : Dossier
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L'étape 1 consiste principalement en la génération du numéro de dossier, selon l’arpenteur-géomètre ou l’employeur choisi. Si l’association des dossiers aux employeurs est activée, la liste déroulante des employeurs sera présente sur le formulaire et un employeur devra être sélectionné avant de pouvoir générer un numéro de dossier. Dans tous les cas, l’arpenteur-géomètre doit également être choisi avant de pouvoir générer le numéro.
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Sous le champ de numéro de dossier, la date d’ouverture du dossier correspond par défaut à la date courante. Elle peut être modifiée, à moins que l’option « Verrouiller la date de dossier », disponible sur le formulaire de préférences, n’ait été activée.
Étape 2 : Mandat
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L'étape 2 permet de spécifier les informations du mandat. Le numéro de mandat est généré automatiquement, mais il est possible de le modifier en inscrivant manuellement une valeur dans le champ de numéro de mandat. Si le numéro de mandat inscrit est déjà présent dans la base de données, un message d’erreur indiquant que le mandat existe déjà s’affichera à l'écran. Le bouton situé immédiatement à gauche du champ de numéro de mandat permet de regénérer le numéro de mandat.
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Les champs « Notarié » et « Chargé de projet » sont optionnels et leur valeur n’est utilisée qu'à titre d’information seulement.
Étape 3 : Clients
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L'étape 3 permet de lier des clients au mandat. Avant de pouvoir passer à la prochaine étape, au moins un client doit avoir été sélectionné. Le bouton « + » situé à droite de la liste permet d’accéder au formulaire de gestion des clients pour sélectionner un client existante ou insérer un nouveau client. Le bouton « # » permet d’associer un client au mandat à l’aide de son code de client, si des codes ont été assignés aux clients.
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Les deux dernières colonnes permettent respectivement d’ouvrir le formulaire de gestion de client en mode d'édition du client sélectionné et de retirer le client du mandat.
Étape 4 : Travaux
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L'étape 4 consiste à sélectionner les travaux qui feront partie du mandat. La liste déroulante située dans le haut de l’onglet permet de sélectionner les types de travaux désirés. Il est possible d’ajouter plusieurs travaux du même type à un mandat, chaque travail étant suivi d’un numéro qui s’incrémente selon les travaux du même type présents dans le mandat.
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