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Introduction

La facturation mandat est un outil de suivi interne des montants facturés liés aux charges des mandats. Lors de la création d’une facture mandat, on indique le montant facturé ainsi que le temps et les déboursés saisis qui sont inclus dans la facture. Il est ensuite possible de générer des rapports comparant le montant des charges au montant facturé.

Création de facture mandat

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La création de facture mandat se fait à l’aide du formulaire de consultation de dossier. Le bouton « Facturer », situé sous l’onglet « Rapport/Fusion » et visible lorsqu’on sélectionne l’option « Factures Mandat », permet d’ouvrir le formulaire de création de facture mandat. Le bouton n’est actif que si le mandat chargé sur le formulaire contient des charges non facturées. Il n’est pas possible de créer une facture mandat dans un mandat qui ne contient aucune charge non facturée.

En appuyant sur le bouton « Facturer », l’application affiche le formulaire de facturation mandat, contenant la liste des charges non facturées du mandat. Des cases à cocher permettent d’indiquer les charges qu’on désire inclure dans la facture. Par défaut, toutes les charges non facturées sont sélectionnées.

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Si on modifie la date de facturation, la sélection des charges sera modifiée automatiquement pour inclure les charges dont la date de saisie est inférieure ou égale à la date choisie et exclure les charges dont la date de saisie est supérieure.

Dans la partie gauche du formulaire, on retrouve une arborescence qui liste les mandats et travaux du dossier dans lesquels on retrouve des charges non facturées. Les entrées de temps et de déboursés affichés sur le formulaire dépendent des mandats et travaux sélectionnés. Par défaut, le mandat qui était chargé sur le formulaire de consultation de dossier et ses travaux sont sélectionnés. Si on sélectionne plusieurs mandats, une facture distincte sera créée pour chaque mandat et l’application demandera de saisir le montant de chacune des factures créées. Une facture ne peut pas s’appliquer à plusieurs mandats.

Les cases à cocher « Utiliser total horaire pour le montant à facturer » et « Utiliser total horaire pour les charges » permettent d’indiquer si on désire calculer le montant à facturer et/ou les montants des charges selon les taux définis par types de tâches ou les taux définis par employés. Par défaut, « Utiliser le total horaire pour les charges » est toujours décochée et « Utiliser le total horaire pour le montant à facturer » n’est coché que si le mandat n’a pas de montant de soumission.

En appuyant sur le bouton « Facturer » au bas du formulaire, l’application affiche une boîte de saisie permettant d’indiquer le montant de la facture qui sera créée. La valeur proposée par défaut est le montant de la soumission lorsqu’un montant de soumission a été définir pour le mandat. Autrement, il s’agît du total des charges incluses dans la facture, calculé selon l’état de l’option « Utiliser le total horaire pour le montant à facturer ».

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En appuyant sur « OK », l’application crée la facture et génère un rapport au format html affichant les information de la facture nouvellement créée. Si le mandat ne contiens plus de charges non facturées, l’application demande si on désire fermer le mandat. Si on ferme le mandat et que le dossier ne contient plus de mandats ouverts, l’application demande ensuite si on désire fermer le dossier.

Modification, suppression et rapport

La modification et la suppression de factures mandats se font à l’aide du formulaire de consultation de dossier, onglet « Rapport/Fusion », option « Factures Mandat ». La modification ou suppression de factures d’un mandat n’est possible que si le mandat est ouvert.

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Un clic-droit sur une facture existante dans la liste des factures située immédiatement sous l’option « Factures Mandat » permet d’afficher le menu contextuel permettant la modification et la suppression. Le seul élément modifiable est le montant facturé. Les charges incluses dans la facture ainsi que la date de facturation ne peuvent pas être modifiées. Pour changer ces éléments, la factures doit être supprimée et recréée.

Également, les charges qui sont incluses dans une facture mandat ne peuvent pas être modifiées. Pour modifier une entrée de temps ou un déboursé facturé, la facture doit d’abord être supprimée.

Les boutons situés immédiatement au dessus du bouton « Facturer » permettent de générer le rapport de facture mandat pour la facture sélectionnée. Les format disponibles sont Microsoft Excel et Html.