Employés

Introduction

Le formulaire de gestion des employés permet la création, modification et suppression d’employés et d'équipes. Il permet également de définir les accès des employés. Un formulaire dédié à la gestion des accès des employés est également accessible à l’aide du menu « Gestion BD » → « Accès employé ».

Gestion des employés

L’onglet « Employés » permet la création l'édition et la suppression des employés. Les boutons de la barre d’outils située juste au dessus de l’onglet permettent d’accéder à ces différentes fonctions.

Les boutons sont, de gauche à droite :

• Le bouton servant en passer en mode de création d’employé.

• Le bouton servant à enregistrer les informations présentes sur le formulaire.

• Le bouton permettant de supprimer l’employé présentement chargé sur le formulaire.

• Le bouton permettant de rechercher un employé existant pour charger ses informations sur le formulaire et le modifier.

• Le bouton permettant d’annuler les modifications non-sauvegardées.

Dépendamment de l'état actuel du formulaire, certains boutons peuvent ne pas être disponibles. Par exemple, si on est en mode de création d’employé, le bouton de suppression ne sera pas affiché.

Création

Lors de la création d’un employé, les champs obligatoires sans valeurs par défaut sont le nom et l’employeur. Le premier numéro d’employé disponible est sélectionné automatiquement, le taux horaire par défaut défini dans les préférences est affecté au champ « Taux Horaire » et le mot de passe « 12345 » est automatiquement inscrit dans les champs « Mot de passe » et « Confirmation Mot de passe ».

À noter que si le champ « Mot de passe » reçois le focus et que sa valeur correspond à « 12345 », les valeurs des champs de mot de passe seront effacées et vous devrez entrer un mot de passe pour pouvoir enregistrer l’employé. Une fois créés, un employé actif peut en tout temps changer son mot de passe à l’aide du menu « Fichier » → « Changer mot de passe ».

Le champ « Nombre maximal d’heures par semaines » permet, lorsque la valeur est supérieure à zéro, de limiter le nombre d’heures qu’un employé peut insérer à l’intérieur d’une semaine dans la saisie de temps. Cette restriction ne s’applique pas si l’employé à l’accès « Temps Gestion ».

Au bas du formulaire, des contrôles permettent de définir les accès de l’employé. La liste « Accès disponible » contient tous les accès qui n’ont pas été affectés à l’employé, tandis que la liste « Accès attribués » contient les accès qui ont été affectés à l’employé. Déplacer des accès d’une liste à l’autre à l’aide des boutons situées entre les deux listes permet d’ajouter ou de retirer des accès à l’employé. Pour plus de détails concernant les accès, référez-vous à la section « Accès » de la documentation.

Modification

Lors de la modification d’un employé, les champs de mot de passe sont vides. Si on laisse les valeurs vides, le mot de passe actuel de l’employé ne sera pas modifié. Si on inscris un nouveau mot de passe, l’employé devra utilisé ce mot de passe lors de sa prochaine connexion à VisionTTL.

De la même façon, bien que certaines modifications aux accès puissent avoir un effet immédiat, elles ne seront totalement appliquées qu'à la prochaine connexion de l’employé.

Un employé ne peut être supprimé que lorsqu’il n’est lié à aucune tâche ni à aucun déboursé. Pour retirer un employé de la liste des employés pouvant se connecter, saisir du temps ou être affectés à des tâches et des mandats, on peut le rendre inactif en décochant la case « Actif ». Une fois inactif, un employé n’a plus aucun accès et ne peut plus se connecter à l’application, mais reste disponible pour les rapports d’employés et les rapports de charges.

Taux horaires

Le bouton immédiatement à droite du champ « Taux Horaire » permet d’ouvrir le formulaire d’historique de taux horaires affectés à l’employé.

Ce formulaire permet d’indiquer les dates d’entrée en vigueur des taux horaire de l’employé. Il est également possible de définir des taux horaire pour l’employé qui ne s’appliquent qu'à un type de tâche en particulier. Ces taux sont utilisés uniquement pour le calcul des charges, ils ne représentent donc pas nécessairement le salaire de l’employé.

Dans l’exemple ci-haut, du temps saisi par l’employé à une date supérieure ou égale au 28 mars 2023 pour la tâche « Terrain » serait calculé à l’aide du taux à trente dollars de l’heure. Pour la même date, tout autre type de tâche serait calculé à à l’aide du taux à vingt-deux dollars de l’heure. Tout temps saisi entre le 3 novembre 2022 et le 27 mars 2023 inclusivement serait calculé en utilisant le taux à vingt dollars de l’heure.

Lorsque la date de saisie de temps précède le premier taux défini dans l’historique de l’employé, c’est ce premier taux qui est utilisé. Donc dans l’exemple ci-haut, le taux à douze dollars de l’heure serait utilisé pour calculer le montant des charges pour tout temps saisi pour une date précédent le 3 novembre 2022.