Saisie de temps et de déboursés
- Patrick Ethier
Menu : Temps → Saisie du temps
Accès requis : Temps Employé Ajout
Fonctionnalités liées :
Calcul des charges
Gestion du temps
Tableau de temps
Gestion des types de travaux et types de tâches
Gestion des types de déboursés
Introduction
Le formulaire de saisie de temps et de déboursés permet aux usagers d’inscrire des charges au niveau des travaux. Un onglet « Sommaire » permet également aux usagers d’obtenir un rapport hebdomadaire du temps qu’ils ont saisi dans VisionTTL. La boîte de saisie « Date » située dans le haut du formulaire permet d’indiquer la date qui sera affectée aux charges saisies. La date contrôle également les charges existantes qui seront affichées dans les listes au bas du formulaire.
Saisie de temps
La saisie de temps débute par la sélection du dossier et du mandat dans lequel on désire ajouter les charges. La liste déroulante « NoDossier » située dans le coin supérieur gauche de l’onglet permet de sélectionner le dossier et ensuite la liste « NoMandat » immédiatement en dessous permet de choisir parmi les mandats du dossier. Seuls les dossiers et mandats ouverts sont disponibles pour la saisie de charges. La boîte de saisie « Identifiant » offre une méthode alternative de sélection du dossier et du mandat en permettant de faire une recherche de mandat par identifiant.
Une fois le mandat sélectionné, la liste déroulante « Type de travail », situé à l’intérieur du sous-onglet « Tâches », permet de sélectionner le travail dans lequel on désire ajouter les charges. Si le mandat ne contient qu’un seul travail, il sera sélectionné automatiquement.
Immédiatement sous la liste de travaux, la liste déroulante « Type de tâche » permet de choisir le type de tâche qui sera affecté à la charge saisie. Seuls les types de tâches compatibles avec le type de travail choisi sont offerts. Si la liste est vide, aucun type de tâche n’a été affecté au type de travail. Référez-vous à la documentation concernant la gestion des types de travaux et types de tâches pour en savoir plus sur l’association de types de tâches aux types de travaux.
À gauche des listes de travaux et de tâches, les contrôles de sélection d’employé permettent d’indiquer les employés auxquels le temps saisi sera affecté. Par défaut, l’employé correspondant à l’usager connecté est sélectionné. Si l’usager en cours a l’accès « Gestion employé », tous les employés peuvent potentiellement être sélectionnés. Si l’usager n’a pas l’accès « Gestion employé » mais fait partie d’une équipe, les employés faisant partie de l'équipe en question peuvent être sélectionnés. Lors de la saisie du temps, des entrées de temps individuelles seront créées pour chaque employé sélectionné.
Les boîte de saisies « Temps (heures) », « Temps (minutes) », « Heure début » et « Heure fin » permettent d’indiquer le temps affecté à la charge. Dépendamment des options de saisie de temps définies dans les préférences, certaines boîtes de saisies peuvent être désactivées.
Si vous inscrivez la valeur dans la boîte « Temps (heures) » et qu’il ne s’agît pas d’un entier, assurez-vous d’inscrire les minutes sous forme de dixièmes ou centièmes d’heures. Par exemple, pour une heure et demi, on inscrirais la valeur « 1,5 ». Pour une heure et quart, « 1,25 ». En ce qui concerne la boîte de saisie « Temps (minutes) », il est préférable de saisir des valeurs entières seulement. La valeur sera arrondie aux centièmes d’heures, alors les minutes partielles seront généralement perdues lors de l’arrondissement.
Pour saisir du temps à l’aide des boîtes « Heure début » et « Heure fin », vous devez inscrire des valeurs dans chacune des boîtes et la valeur de « Heure fin » doit être supérieure à « Heure début ». Inscrivez les valeurs au format HH:MM, par exemple : « 13:00 » à « 16:00 ». Le caractère « : » est optionnel et sera ajouté automatiquement si il est absent, donc vous pouvez également inscrire « 1300 » à « 1600 » ou même « 13 » à « 16 » si les minutes sont à zéro.
Une fois la charge saisie, elle apparaît dans la liste présente sous l’onglet « Sommaire des tâches », au bas du formulaire. La plupart des cellules peuvent être modiées à l’aide d’un double-clic, tant que la charge n’est pas facturée et que la date sélectionnée au haut du formulaire est à l’intérieur du délai permis pour la modification des charges, configuré à l’aide du formulaire de préférences.
Si la charges a été saisie avec une heure de début et une heure de fin, la valeur de la colonne « Heures » ne peut pas être modifiée. Les valeurs des colonnes « Début » et « Fin » ne peuvent pas être modiées non plus. Pour corriger le nombre d’heures d’une charge avec une heure de début et une heure de fin, il faut effacer la charge et la recréer.
Saisie de déboursés
La saisie de déboursés se fait à l’aide de l’onglet « Déboursés » et fonctionne de façon similaire à la saisie de temps. Il faut s’assurer d’avoir d’abord sélectionné le dossier, le mandat et le travail dans lequel on désire insérer le déboursé. On sélectionne ensuite le type de déboursés désiré à l’aide de la liste déroulante « Type de déboursé ».
La boîte de saisie « Valeur » permet d’inscrire la valeur du déboursé. Le montant inscrit sera multiplié par le taux du déboursé lors du calcul des charges. Dépendamment du type de déboursé, la valeur peut avoir une signification différente. Par exemple, si le type de déboursé représente une facture pour des biens ou service, le taux sera probablement à « 1 » et la valeur représentera le montant de la facture. Si le type de déboursés est « Kilométrage » et que le taux représente le coût pour un kilomètre, la valeur sera le nombre de kilomètres parcourus.
Une fois le déboursé saisi, il apparaît dans la liste présente sous l’onglet « Sommaire des déboursés », au bas du formulaire. La plupart des cellules peuvent être modiées à l’aide d’un double-clic, tant que le déboursé n’est pas facturé.
Sommaire
L’onglet « Sommaire » offre un résumé hebdomadaire du temps saisi pour un employé. Les contrôles situés dans le haut de l’onglet permettent de sélectionner l’employé et la semaine qu’on désire afficher. Si l’usager courant à l’accès « Gestion employé », tous les employés peuvent être sélectionnés. Si l’usager courant n’a pas l’accès « Gestion employé » mais qu’il fait partie d’une équipe, les employés faisant partie de la même équipe peuvent être sélectionnés. Autrement, la sélection est limitée à l’usager connecté.
Les cellules du tableau sont modifiables, à l’exception des colonnes « Tâches », « Début » et « Fin ». Les cellules de la colonne « Tâche » représente le total des heures saisies pour la journée. Les valeurs des colonnes « Début » et « Fin » ne sont remplies que si l’usager a saisi du temps à l’aide des heures de début et heure de fin. Elles représentent respectivement l’heure de début minimale et l’heure de fin maximale saisies dans la journée.
Les cellules de la colonne « Temps Non Productif » peuvent être utilisées pour saisir du temps qui n’est lié à aucun dossier. Si la cellule contient une valeur, un bouton apparaîtra immédiatement à droite de la cellule pour indiquer une remarque.
Les cellules de la colonne « Congé payé » permettent d’indiquer les heures de congé payé, par exemple pour une journée fériée ou un congé de maladie.
Les cellules de la colonne « Total » représentent la somme des cellules correspondantes des colonnes « Tâches », « Temps Non Productif » et « Congé payé ». Bien quelles soient modifiables, les valeurs sont calculées automatiquement lorsque les valeurs des colonnes mentionnées précédemment changent et il est préférable de ne pas modifier manuellement les valeurs de cette colonne.
Les cellules de la colonne « Kilométrage » permettent d’indiquer un nombre de kilomètres remboursables parcourus dans la journée. Si un ou plusieurs déboursés ont été configurés comme étant des déboursés de kilométrage dans la gestion des types de déboursés, la saisie de ces déboursés incrémentera automatiquement la valeur de la cellule correspondante dans la colonne « Kilométrage » du sommaire. Les valeur peuvent également être inscrites manuellement. Si une valeur est présente dans une des cellules, un bouton permettant d’indiquer une remarque apparaîtra immédiatement à droite de la cellule.
Les cellules de la colonne « Absence » permettent d’indiquer une remarque d’absence.
Au bas de l’onglet, on retrouve les options « Sommaire » et « Détaillé » et un bouton pour générer un rapport au format HTML. Si on génère le rapport avec l’option « Sommaire », le format du rapport sera similaire au tableau présent sous l’onglet « Sommaire ». L’option « Détaillé » permet de générer un rapport contenant le détail de toutes les entrées de temps et de déboursés effectués au courant de la semaine choisie pour l’employé sélectionné. Ce format est identique au format du rapport employé avec les options « Détails tâches journalières », « KM » et « Déboursés ». Une fois le rapport généré, un clic-droit sur le rapport affiché à l’écran offre un menu contextuel qui permet entre autres d’imprimer le rapport.