Association de fichiers
- Patrick Ethier
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Accès requis : Dossier, Index/Titre
Fonctionnalités liées :
Consultation de dossier
Introduction
Les fonctions d’association de fichiers de VisionTTL permettent de lier des fichiers aux dossiers, mandats et travaux et de lier des fichiers d’actes et d’index des immeubles aux lots. L’association et la consultation des fichiers se font à l’aide du formulaire de consultation de dossier.
Association de fichiers aux dossiers, mandats et travaux
L’interface d’association de fichier est accessible sous l’onglet « Associer fichier », en choisissant l’option « Associer fichier ». Les fichiers à associer peuvent être glissés-déposés dans la liste prévue à cet effet ou sélectionnés à l’aide du bouton « Parcourir » situé à droite de la liste. Le bouton de suppression, situé immédiatement sous le bouton « Parcourir », permet de retirer le fichier sélectionné de la liste.
La liste déroulante « Catégorie » permet de choisir la catégorie qui sera affectée aux fichiers. Si une catégorie porte le nom « Autres », elle sera sélectionnée par défaut. La liste de catégories est configurable à l’aide du formulaire de gestion des catégories de fichiers.
La liste déroulante « Action » permet de choisir l’action qui sera effectuée lors de l’association des fichiers. Les choix sont :
« Associer seulement », qui lie les fichiers au dossier, mandat ou travail à leur emplacement actuel.
« Déplacer », qui déplace le fichier dans le répertoire de la catégorie choisie et l’associe par la suite. Si un masque de renommage est configuré au niveau de la catégorie choisi, le fichier sera également renommé selon le masque en question.
« Copier », qui fonctionne de façon similaire à l’option « Déplacer » tout en laissant la copie originelle du fichier à son emplacement initial.
À noter que les options « Déplacer » et « Copier » ne sont effectives que si un répertoire a été configuré pour la catégorie choisie. Dans le cas échéant, l’action appliquée sera « Associer seulement ». La configuration des répertoires et masques de catégories se fait à l’aide du formulaire de gestion des catégories de fichiers.
Les options « Dossier », « Mandat » et « Travail », permettent d’indiquer l’entité à laquelle on désire lier les fichiers. Sélectionner « Dossier » ou « Mandat » liera les fichiers au dossier ou mandat chargés sur le formulaire de consultation de dossier. Si on choisi « Travail », il faut indiquer le travail auquel on désire lier les fichiers à l’aide de la liste déroulante située juste à droite.
Le bouton situé dans le coin inférieur droit permet d’associer les fichiers sélectionnés au dossier, mandat ou travail, selon les options sélectionnées.
Association de fichiers aux lots
Les options « Index/Titre » et « Index/Titre recherche fichier » sous l’onglet « Associer fichier » permettent d’associer des fichiers d’actes ou d’index des immeubles aux lots. Avant de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, il faut configurer le « Répertoire Index » sous l’onglet « Répertoires » du formulaire de préférences.
Les fichiers que l’on désire associer aux lots doivent obligatoirement être déposés à la racine du répertoire défini comme « Répertoire Index » dans les préférences. Les formats supportés sont les fichiers ZIP et PDF. Les fichiers supportés et présent dans le répertoire sont listés dans la liste de fichiers située dans la partie gauche de l’encadré « Index/Titre ».
En sélectionnant le fichier dans la liste, VisionTTL analyse le nom du fichier et sélectionne l’option « Index » ou « Titre » selon le cas, à condition que le fichier n’ait pas été renommé. Les options « Index » et « Titre » peuvent également être sélectionnées manuelle, si nécessaire.
Lorsque l’option « Index » est sélectionnée, la case à cocher « Plan » deviens active et permet d’indiquer si le fichier est un plan.
Lorsque l’option « Titre » est sélectionnée, la liste de circonscriptions foncières deviens active et une circonscription foncière doit être sélectionnée avant de pouvoir associer le fichier. VisionTTL tentera de sélectionner automatiquement la circonscription foncière appropriée selon le nom du fichier, mais la sélection manuelle est également possible. La boîte de saisie situé directement sous la liste de circonscription foncières permet d’indiquer le numéro de titre. Sa valeur est générée automatiquement selon le nom du fichier choisi mais elle peut être modifiée manuellement si nécessaire.
La liste déroulante « Liste lot(s) mandat » située au bas du formulaire permet de sélectionner le ou les lots auxquels les fichiers seront associés. En sélectionnant un lot dans la liste déroulante, il est ajouté à la liste située juste au dessus.
Une fois le fichier et le lot sélectionnés, on peut procéder à l’association à l’aide des boutons « Associer » ou « Associer & déplacer l’original ». Le fichier sera copié ou déplacé vers un sous répertoire du « Répertoire Index » et sera associé au(x) lot(s) choisis. Dans le cas d’un fichier d’index des immeubles, le sous répertoire sera nommé selon un identifiant interne à la base de données de VisionTTL qui correspond à la combinaison de la circonscription foncière, du cadastre et de la désignation secondaire du lot choisi. Pour les actes, le sous-répertoire sera nommé selon le numéro de la circonscription foncière choisie.
Le bouton « Associer » laissera la copie originelle du fichier à la racine du répertoire, le fichier restera donc présent dans la liste des fichiers à associer. Le bouton « Associer & déplacer l’original » déplacera le fichier vers le sous-répertoire, retirant ainsi le fichier de la liste des fichiers à associer.
Consultation de fichiers
Les fichiers associés aux dossiers, mandats, travaux et lots sont listés sous l’onglet « Consult. fichier ». Dans la partie supérieure de l’onglet, on retrouve d’abord la liste des fichiers associés aux dossiers, mandats et travaux.
Si le paramètre « Répertoire principal des fichiers de dossiers » a été défini sur le formulaire de gestion des catégories de fichiers, qu’il contient l'élément dynamique « **DOSSIER** » ou « **MANDAT** » et qu’un répertoire correspondant au dossier courant existe, l’arborescence des sous-répertoires et des fichiers contenus dans le répertoire sera affichée. Tous les sous-répertoires et fichiers présents à l’intérieur du répertoire principal seront listés, qu’ils aient été associés ou non. Les fichiers associés qui ne sont pas à l’intérieur du répertoire principal seront listés sous un nœud intitulé « Fichiers liés », situé à la suite des sous-répertoires.
Un double-clic sur un répertoire permet de consulter son contenu. Un double-clic sur un fichier permet de déclencher son ouverture à l’aide de l’application par défaut associée au type de fichier. Un clic avec le bouton droit de la souris permet d’accéder à un menu contextuel offrant d’ouvrir l’emplacement du fichier ou du répertoire sélectionné dans l’explorateur Windows.
Si le « Répertoire principal des fichiers de dossiers » n’a pas été défini, les fichiers associés aux dossiers, mandats et travaux seront affichés dans une grille. Seuls les fichiers qui ont été associés dans VisionTTL seront inclus. Tout comme l’arborescence, un double-clic sur un fichier déclenche son ouverture et un clic droit permet d’ouvrir l’emplacement du fichier à l’aide du menu contextuel.
Au bas de l’onglet, on retrouve les listes des fichiers d’actes et d’index aux immeubles liés aux lots du dossier ou mandat courant, dépendamment de l’option « Tous les mandats du dossier » située à droite des listes. Un double-clic sur un des fichiers listés permet de l’ouvrir. Les fichiers PDF seront ouvert avec l’application par défaut liée à cette extension, tandis que les fichiers zip seront automatiquement décompressés dans un répertoire temporaire et leur contenu sera ouvert dans un navigateur intégrer à VisionTTL. Ce navigateur étant basé sur Internet Explorer, si des modules complémentaires sont nécessaires pour consulter certaines fichiers, comme les fichiers CPC ou CGM, ces modules complémentaires doivent être installés dans internet explorer au préalable.
Un clic-doit sur un fichier affiche un menu contextuel qui permet, entre autres, d’ouvrir le fichier avec l’application par défaut. Il est donc possible d’ouvrir les fichiers ZIP de cette façon pour extraire leur contenu à l’emplacement de votre choix et consulter les fichiers inclus avec l’application qui vous conviens.