Transferts de mandats et travaux

Introduction

Le formulaire « Transfert Dossier/Mandat » permet de:

• Renommer des dossiers

• Renommer des mandats

• Transférer des mandats existants vers un autre dossier

• Transférer des travaux existants vers un autre mandat

• Effacer les dossiers sans mandats

• Afficher et renommer les mandats dont le numéro ne correspond pas au dossier

• Fermer les dossiers ouverts dont tous les mandats sont fermés

Open

Renommer un dossier

L’encadré « Changer No Dossier » permet de modifier le numéro d’un dossier existant. Sélectionnez le numéro de dossier à modifier dans la liste déroulante « NoDossier », inscrivez le numéro de dossier que vous désirez lui affecter dans la boîte de saisie « Remplacer par : » et appuyez sur le bouton « Remplacer ». Le numéro de dossier inscrit dans la boîte de saisie « Remplacer par : » ne doit pas déjà exister dans la base de données.

Renommer un mandat

L’encadré « Changer No Mandat » permet de modifier le numéro d’un mandat existant. Sélectionnez d’abord le dossier qui contient le mandat à renommer à l’aide de la liste déroulante de gauche sur la ligne « Dossier/Mandat : ». Sélectionnez ensuite le mandat désiré dans la liste déroulante immédiatement à droite de la précédente.

Une fois le mandat sélectionné, inscrivez le numéro de mandat que vous désirez lui affecter dans la boîte de saisie « Remplacer par : » et appuyez sur le bouton « Remplacer ». Le numéro de mandat inscrit dans la boîte de saisie « Remplacer par : » ne doit pas déjà exister dans la base de données.

Transférer un mandat

L’encadré « Transfert de mandat » permet de transférer un mandat existant vers un nouveau dossier ou un dossier existant. Sélectionnez d’abord le dossier qui contient le mandat à transférer à l’aide de la liste déroulante « NoDossier : ». Sélectionnez ensuite le mandat désiré dans la liste située juste en dessous. Si vous désirez transférer tous les mandats du dossier, activez la case à cocher « Tous » située sous la liste.

Pour transférer le mandat vers un nouveau dossier, choisissez l’option « Nouveau dossier » et inscrivez le numéro de dossier désiré dans la boîte de saisie située à droite de l’option. Si l’association de dossiers aux employeurs est activée, vous devez également sélectionner l’employeur dans la liste déroulante « Employeur: » située au bas de l’encadré. En appuyant sur le bouton « Transférer », le dossier inscrit sera créé et le mandat sera transféré vers ce nouveau dossier. Le numéro de dossier inscrit ne doit pas déjà exister dans la base de données.

Encadré « Dossier vide »

L’encadré « Dossier vide » situé dans la partie droite de l’onglet « Dossiers et Mandats » contient trois fonctions permettant de corrigé des irrégularités au niveau des dossiers et mandats

Dossiers sans mandats

Cet outil permet d’afficher la liste des dossiers qui ne contiennent aucun mandat. Une fois la liste affichée, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs dossiers de la liste et appuyer sur « Effacer » pour supprimer les dossiers choisis.

Dossiers/Mandats incohérents

Cet outil permet de lister les mandats dont le numéro ne correspond pas au numéro de dossier. Cet outil n’est pertinent que si vos numéros de mandats sont au format [Numéro de dossier]-[numéro incrémenté] (exemple : mandat « 23AG-1 » pour le dossier « 23AG »). Une fois la liste affichée, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs mandats de la liste et appuyer sur « Corriger » pour modifier leur numéro pour correspondre à leur numéro de dossier.

Dossiers avec mandats fermés

Cet outil permet d’afficher les dossiers ouverts dont tous les mandats sont fermés. Une fois la liste affichée, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs dossiers de la liste et appuyer sur « Fermer » pour fermer les dossiers choisis.

Transférer un travail

Open

L’onglet « Transfert de travaux » permet de transférer un travail d’un mandat vers un autre mandat présent dans la base de données. Dans l’encadré « Source », sélectionner d’abord le dossier et le mandat contenant le travail à transférer. Sélectionnez ensuite dans l’encadré « Destination » le dossier et le mandat vers lequel vous désirez transférer le travail. Finalement, sélectionnez le travail à transférer dans l’encadré « Source » et appuyez sur « Transférer ».

Tel qu’indiqué sur le formulaire, les travaux contenant des charges facturées ne peuvent pas être transférés. Si vous devez transférer un travail contenant des charges facturées, vous devrez d’abord effacer les factures mandats s’appliquant sur des charges du travail.