Ouverture de dossier

Introduction

La création de dossier dans VisionTTL se fait principalement à l’aide du formulaire « Nouveau Dossier ». Ce formulaire contient quatre onglets, chacun correspondant à une étape du processus de création d’un dossier. Le formulaire « Importation livre minute » permet également l’ajout de dossier dans la base de données, mais n’est pas couvert par le contenu de cette page. Pour les informations concernant le formulaire « Importation livre minute », veuillez vous référer à la page dédiée à ce formulaire.

Étape 1 : Dossier

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L'étape 1 consiste principalement en la génération du numéro de dossier, selon l’arpenteur-géomètre ou l’employeur choisi. Si l’association des dossiers aux employeurs est activée, la liste déroulante des employeurs sera présente sur le formulaire et un employeur devra être sélectionné avant de pouvoir générer un numéro de dossier. Dans tous les cas, l’arpenteur-géomètre doit également être choisi avant de pouvoir générer le numéro.

Une fois l’arpenteur-géomètre choisi, le bouton « Générer » situé à droite du champ de numéro de dossier deviens actif. En appuyant sur ce bouton, l’application génère le prochain numéro de dossier selon le masque défini au niveau de l’arpenteur-géomètre ou de l’employeur choisi, dépendamment de l’option d’association des dossiers aux employeurs.

Il est également possible d’inscrire manuellement un numéro de dossier, tant que le bouton « Généré » n’a pas été utilisé. Si le numéro de dossier inscris existe déjà, l’application offrira de créer un nouveau mandat dans le dossier existant. Autrement, le dossier sera créé.

Sous le champ de numéro de dossier, la date d’ouverture du dossier correspond par défaut à la date courante. Elle peut être modifiée, à moins que l’option « Verrouiller la date de dossier », disponible sur le formulaire de préférences, n’ait été activée.

Étape 2 : Mandat

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L'étape 2 permet de spécifier les informations du mandat. Le numéro de mandat est généré automatiquement, mais il est possible de le modifier en inscrivant manuellement une valeur dans le champ de numéro de mandat. Si le numéro de mandat inscrit est déjà présent dans la base de données, un message d’erreur indiquant que le mandat existe déjà s’affichera à l'écran. Le bouton situé immédiatement à gauche du champ de numéro de mandat permet de regénérer le numéro de mandat.

Le format des numéros de mandats générés automatiquement dépend du paramètre de format de numéros de mandat, disponible sur le formulaire de préférence.

Les champs obligatoires de cette étape sont tous remplis automatiquement, mais leur valeur peut être modifiée manuellement si nécessaire.

Le champ « Taux » permet d’indiquer le taux de majoration qui sera utilisé dans le calcul des charges du mandat, lorsque les charges sont calculées selon les taux horaires définis au niveau des employés. Le taux par défaut proposé pour les nouveaux mandats peut être configuré sur le formulaire de préférences.

La date d’ouverture du mandat est la date courante par défaut.

Le délai par défaut entre la date d’ouverture et la date d'échéance peut être configuré à l’aide du formulaire de préférences.

Le champ « Soumission » nécessite l’accès « Soumission » pour être modifié. Si le montant de soumission est indiqué, il affectera la facturation mandat ainsi que les rapports qui lui sont liés. Inscrire la valeur « 1 » dans le champ de soumission indique à VisionTTL que le mandat est un mandat interne, qui peut être exclus de certains rapports, comme le rapport des travaux en cours ou le rapport des mandats dont les charges dépassent le montant de la soumission.

Le champ « Priorité » permet d’appliquer un code de couleur qui sera utilisé dans plusieurs rapports pour indiquer la priorité du mandat

Les champs « Notarié » et « Chargé de projet » sont optionnels et leur valeur n’est utilisée qu'à titre d’information seulement.

Étape 3 : Clients

L'étape 3 permet de lier des clients au mandat. Avant de pouvoir passer à la prochaine étape, au moins un client doit avoir été sélectionné. Le bouton « + » situé à droite de la liste permet d’accéder au formulaire de gestion des clients pour sélectionner un client existant ou insérer un nouveau client. Le bouton « # » permet d’associer un client au mandat à l’aide de son code de client, si des codes ont été assignés aux clients.

Dans la liste de client, les cases à cocher de la colonne « Prioritaire » permettent d’indiquer le client le client prioritaire du mandat. La majorité des rapports qui incluent les informations de plusieurs mandats n’affichent que les informations du client prioritaire. C’est également le client qui sera sélectionné par défaut sur le formulaire de fusion.

Les cases à cocher des colonnes « F », « T » et « P » permettent respectivement d’indiquer les clients qui doivent être facturés, à qui ont doit transmettre les documents et qui sont les propriétaires. De ces trois colonnes, seule la colonne « F » a un impact fonctionnel. Le formulaire de fusion tentera d’abord de sélectionner un client qui doit être facturé lors de la création d’une facture client. Si il n’en trouve pas, il sélectionnera le client principal.

Les deux dernières colonnes permettent respectivement d’ouvrir le formulaire de gestion des clients en mode d'édition du client sélectionné et de retirer le client du mandat.

Étape 4 : Travaux

L'étape 4 consiste à sélectionner les travaux qui feront partie du mandat. La liste déroulante située dans le haut de l’onglet permet de sélectionner les types de travaux désirés. Il est possible d’ajouter plusieurs travaux du même type à un mandat, chaque travail étant suivi d’un numéro qui s’incrémente selon les travaux du même type présents dans le mandat.

La grille de travaux sélectionnés, située immédiatement sous la liste déroulante, permet d’indiquer une date d'échéance pour chaque travail à l’aide de la deuxième colonne. Pour modifier la date d'échéance d’un travail, il suffit de double-cliquer sur la cellule correspondante.

La troisième colonne permet d’ajouter ou de modifier un commentaire lié au travail en cliquant sur l’icône de la cellule correspondante.

La dernière colonne permet de retirer un travail du mandat.

En appuyant sur le bouton « Terminer », le dossier, le mandat et les travaux sont insérés dans la base de données et le formulaire de consultation de dossiers s’ouvre et charge les informations du dossier et du mandat nouvellement créés. L’application demande suite si on désire associer des lots aux travaux

Répondre « Oui » déclenche l’ouverture du formulaire de gestion des lots, qui permet de sélectionner ou insérer les lots qui doivent être assignés aux travaux. Si vous répondez « Non », vous pourrez tout de même faire l’association de lots aux travaux à l’aide du formulaire de consultation de dossier.