Employés

Introduction

Le formulaire de gestion des employés permet la création, modification et suppression d’employés et d'équipes. Il permet également de définir les accès des employés. Un formulaire dédié à la gestion des accès des employés est également accessible à l’aide du menu « Gestion BD » → « Accès employé ».

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Gestion des employés

L’onglet « Employés » permet la création l'édition et la suppression des employés. Les boutons de la barre d’outils située juste au dessus de l’onglet permettent d’accéder à ces différentes fonctions.

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Les boutons sont, de gauche à droite :

• Le bouton servant en passer en mode de création d’employé.

• Le bouton servant à enregistrer les informations présentes sur le formulaire.

• Le bouton permettant de supprimer l’employé présentement chargé sur le formulaire.

• Le bouton permettant de rechercher un employé existant pour charger ses informations sur le formulaire et le modifier.

• Le bouton permettant d’annuler les modifications non-sauvegardées.

Dépendamment de l'état actuel du formulaire, certains boutons peuvent ne pas être disponibles. Par exemple, si on est en mode de création d’employé, le bouton de suppression ne sera pas affiché.

Création

Lors de la création d’un employé, les champs obligatoires sans valeurs par défaut sont le nom et l’employeur. Le premier numéro d’employé disponible est sélectionné automatiquement, le taux horaire par défaut défini dans les préférences est affecté au champ « Taux Horaire » et le mot de passe « 12345 » est automatiquement inscrit dans les champs « Mot de passe » et « Confirmation Mot de passe ».

À noter que si le champ « Mot de passe » reçois le focus et que sa valeur correspond à « 12345 », les valeurs des champs de mot de passe seront effacées et vous devrez entrer un mot de passe pour pouvoir enregistrer l’employé. Une fois créés, un employé actif peut en tout temps changer son mot de passe à l’aide du menu « Fichier » → « Changer mot de passe ».

Le champ « Nombre maximal d’heures par semaines » permet, lorsque la valeur est supérieure à zéro, de limiter le nombre d’heures qu’un employé peut insérer à l’intérieur d’une semaine dans la saisie de temps. Cette restriction ne s’applique pas si l’employé à l’accès « Temps Gestion ».

Au bas du formulaire, des contrôles permettent de définir les accès de l’employé. La liste « Accès disponible » contient tous les accès qui n’ont pas été affectés à l’employé, tandis que la liste « Accès attribués » contient les accès qui ont été affectés à l’employé. Déplacer des accès d’une liste à l’autre à l’aide des boutons situées entre les deux listes permet d’ajouter ou de retirer des accès à l’employé. Pour plus de détails concernant les accès, référez-vous à la section « Accès » de la documentation.

Modification

Lors de la modification d’un employé, les champs de mot de passe sont vides. Si on laisse les valeurs vides, le mot de passe actuel de l’employé ne sera pas modifié. Si on inscris un nouveau mot de passe, l’employé devra utilisé ce mot de passe lors de sa prochaine connexion à VisionTTL.

De la même façon, bien que certaines modifications aux accès puissent avoir un effet immédiat, elles ne seront totalement appliquées qu'à la prochaine connexion de l’employé.

Un employé ne peut être supprimé que lorsqu’il n’est lié à aucune tâche ni à aucun déboursé. Pour retirer un employé de la liste des employés pouvant se connecter, saisir du temps ou être affectés à des tâches et des mandats, on peut le rendre inactif en décochant la case « Actif ». Une fois inactif, un employé n’a plus aucun accès et ne peut plus se connecter à l’application, mais reste disponible pour les rapports d’employés et les rapports de charges.

Taux horaires

Le bouton immédiatement à droite du champ « Taux Horaire » permet d’ouvrir le formulaire d’historique de taux horaires affectés à l’employé.

Ce formulaire permet d’indiquer les dates d’entrée en vigueur des taux horaire de l’employé. Il est également possible de définir des taux horaire pour l’employé qui ne s’appliquent qu'à un type de tâche en particulier. Ces taux sont utilisés uniquement pour le calcul des charges, ils ne représentent donc pas nécessairement le salaire de l’employé.

Dans l’exemple ci-haut, du temps saisi par l’employé à une date supérieure ou égale au 28 mars 2023 pour la tâche « Terrain » serait calculé à l’aide du taux à trente dollars de l’heure. Pour la même date, tout autre type de tâche serait calculé à à l’aide du taux à vingt-deux dollars de l’heure. Tout temps saisi entre le 3 novembre 2022 et le 27 mars 2023 inclusivement serait calculé en utilisant le taux à vingt dollars de l’heure.

Lorsque la date de saisie de temps précède le premier taux défini dans l’historique de l’employé, c’est ce premier taux qui est utilisé. Donc dans l’exemple ci-haut, le taux à douze dollars de l’heure serait utilisé pour calculer le montant des charges pour tout temps saisi pour une date précédent le 3 novembre 2022.

Gestion des équipes

L’onglet « Équipes » permet la création, modification et suppression des équipes. Les équipes peuvent être affectées aux tâches planifiées et permettent également aux employés n’ayant pas l’accès « Temps Gestion » de saisir du temps pour leurs co-équipiers. Un employé peut faire partie de plusieurs équipes.

Tout comme pour la gestion d’employés, la barre d’outils située au haut du formulaire contient les boutons permettant de procéder à la création, la sauvegarde et la suppression des équipes.

Pour modifier ou supprimer une équipe existante, sélectionnez l'équipe désirée dans la liste déroulante « Équipe ».

Les listes d’employés au bas du formulaires et les boutons situés entre les listes permette d’affecter ou de retirer les employés de l'équipe sélectionnée.

Accès

Les accès d’un employé peuvent être définis à l’aide du formulaire de gestion d’employés et à l’aide du formulaire de gestion des accès des employés, accessible à l’aide du menu « Gestion BD » → « Accès employé ».

Le formulaire de gestion des accès des employés permet de définir les accès par employés ou par type d’accès. L’onglet « Définir par employé » permet de sélectionner un employé dans la liste de gauche et de lui affecter ou retirer des accès à l’aide des listes et boutons situés à droite.

L’onglet « Définir par type d’accès » permet de sélectionner un type d’accès dans la liste de gauche et de lui affecter ou retirer des employés à l’aides des listes et boutons situés à droite.

Liste des accès

Dossier

Donne accès à l'ouverture de dossiers et de mandats, au formulaire de consultation de dossier et aux rapports de minutes, de progression des travaux, de suivi d'opérations cadastrales et de détails de mandats. Cet accès est nécessaire pour les utilisateurs qui doivent saisir des numéros de minutes.

Bien que cet accès permette d’ouvrir des formulaires et des rapports sur lesquels des montants de charges, de soumissions et de factures peuvent apparaître, ces montants ne seront pas affichés pour un utilisateur qui ne possède pas également les accès « Rapports Charges/Factures » et « Soumissions ».

Temps Employé Ajout

Permet à l’utilisateur d’utiliser le formulaire de saisie de temps.

Temps Gestion

Permet à l’utilisateur de gérer le temps de tous les employés et donne accès aux formulaires de gestion de temps, de tableau de temps et de transfert de tâches multiples.

Gestion Employé

Donne accès aux formulaires de gestion des employés, de gestion des accès des employés, de gestion des arpenteurs et de gestion des employeurs.

Rapport Charges/Facture

Donne accès aux rapports de charges, de mandats à facturer de clients et de factures clients, à la facturation mandat, à l’onglet « Paiements » sur le formulaire de consultation de dossier et à la gestion des taux des types de tâches. Il permet également d’afficher les montants des charges, factures et soumissions sur les rapports de détails mandats et de progression des travaux.

Outils Rechercher

Permet d’utiliser le formulaire de recherches. Un utilisateur qui possède l’accès « Outils Rechercher » peut consulter les informations d’un dossier dans la grille de résultat de recherche mais ne peut pas ouvrir le formulaire de consultation de dossier en double-cliquant sur une ligne de la grille de résultat de recherche.

Cet accès permet également d’utiliser l’outil de recherche de fichiers.

Gestion BD Divers

Permet de gérer les types de travaux, les types de tâches, les types de déboursés, les types de client, les types d’opération cadastrales et leurs étapes, la liste des types de tâches sélectionnés pour le suivi des travaux, les catégories de fichiers, les séries de plans, les déboursés automatiques et la liste de secteurs.

Donne également accès à l’importation des noms de rues, au formulaire de correction des noms de rues et à l’importation et la gestion des fichiers dxf, FAL et d’extractions pour TTLMap.

Outils Configuration

Donne accès au formulaire de préférences et à la configuration de la connexion à la base de données.

Fusion Word

Donne accès à la fusion de documents RTF. À noter que la production de factures clients nécessite également l’accès « Factures Client ».

Index/Titre

Permet l’association de fichiers aux mandats et aux lots et la consultation des fichiers associés.

Rapport employé

Donne accès au rapport employé et au journal des actions.

Rapport rentabilité

Donne accès au rapport de rentabilité, de travaux en cours, d’activité, d’ouverture de mandats, de moyenne des heures et de mandats dont les charges dépassent la soumission.

Gestion Client/Lot/Municipalité

Donne accès, directement par le menu « Gestion BD », aux formulaires de gestion des clients, des lots et des municipalités. À noter qu’un utilisateur ayant l’accès « Dossier » peut également accéder à ces formulaires à travers un dossier.

Cet accès permet également d’utiliser les formulaires de fusion de lots, de fusion de clients, de transfert de dossiers et de mandats et le formulaire de consultation des lots importés à partir de fichier d’extractions ou de mandats de rénovations cadastrales.

Messages

Permet à l’utilisateur d’envoyer et de recevoir des messages. Donne également accès au calendrier des présences et au bottin téléphonique.

Modifier Calendrier

Permet de déplacer, d’ajouter et de retirer des échéanciers sur le calendrier des échéanciers. Permet également de définir des heures prévues pour les tâches des travaux.

Gestion Message

Permet à l’utilisateur de gérer les messages, les présences et les remarques mandat de tous les employés.

Factures Client

Permet à l’utilisateur d’accéder à l’onglet « Factures » sur le formulaire de fusion pour créer, modifier ou consulter des factures clients. Donne également accès au rapport de factures clients et à l’exportation des factures clients vers des fichiers csv.

Visionnement Carte

Permet d’utiliser les outils TTLGmap et TTLMap.

Saisie Temps Rapide

Permet d’utiliser le formulaire de saisie de temps rapide utilisant un compteur de temps.

Soumissions

Permet d’utiliser les formulaires de création de soumission et de recherche de soumission. Permet également de définir et de voir les montants de soumissions sur les différents formulaires et rapports disponibles à travers l’accès « Dossier ».